panorama

Vuokratilojen käyttö lisääntyy julkishallinnossa

Julkishallinnon ei ole välttämätöntä toimia valtion tai kuntien omistamissa rakennuksissa, vaan yhä useammin tilantarpeet voidaan hoitaa yksityisessä omistuksessa olevien tilojen avulla.  Tällöin viranomainen tekee tilojen käytöstä vuokrasopimuksen, mutta tilat omistaa yksityinen taho.

Myös vuokratilojen hankinta kannattaa kilpailuttaa mahdollisimman optimaalisen vaihtoehdon löytämiseksi. Vaikka vuokratilojen hankinnassa ei usein olekaan kysessä hankintalain mukainen julkinen hankinta, julkisen toiminnan luonteseen kuuluu tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Toisaalta vuokrasopimukset ovat usein pitkiä, joten väärien ratkaisujen vuoksi voi joutua kärsimään pahimmillaan vuosia. Tarjouskilpailun valmisteluun kannattaakin panostaa, jotta lopputulos on halutun mukainen.

Kilpailuttamisprosessi lähtee liikkeelle yleensä tilatarpeiden kartoittamisesta ja määrittelystä. Tarpeet kootaan asiakirjaksi, jossa esitetään vuokrattavilta tiloilta edellytettävät tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet ja joka liitetään tarjouspyyntöasiakirjoihin. Vuokraamisen kaupalliset ja juridiset ehdot taas esitetään samoin tarjouspyyntöasiakirjoihin sisältyvässä Vuokrausohjelmassa, jonka sisällön pohjalta myöhempi vuokrasopimus laaditaan. Tilaterpeiden selvittyä soveltuvien tilojen omistajat kartoitetaan ja tarjouspyyntöasiakirjat toimitetaan halukkaille tarjoajille. Tämän jälkeen tarjoajien kanssa voidaan vielä käydä tarkentavia neuvotteluja tarjottavan kohteen tai tarjouspyyntöasiakirjojen sisällöstä.

Tarjousajan päätyttyä tehdään saatujen tarjousten kesken vertailu määriteltyjen kriteereiden mukaisesti. Parhaaksi arvioidun kohteen selvittyä laaditaan mahdollisten sopimusneuvottelujen jälkeen vuokrasopimus vuokralaisen ja vuokranantajan kesken.

Prodeco Oy on viime aikoina vastannut julkishallinnon vuokratilojen kilpailuttamistehtävistä Senaatti-kiinteistöjen toimensiannosta Raahen seudun TE-toimiston ja Fimean Kuopion toimitilojen tapauksissa. Vaikka edellä onkin kuvattu julkishallinon vuokrakilpailutusta, menettely sopii yhtä hyvin myös yksityisten toimijoiden tilantarpeiden ratkaisemiseen.

Lisätietoja antaa: Ari-Matti Jänkälä, puh. 0500-581 260, etunimi.sukunimi@prodeco.fi

« Takaisin